A gestão eficaz de documentos de Recursos Humanos (RH) é crucial para as empresas, especialmente no Brasil, onde a legislação trabalhista é complexa e rigorosa. Neste cenário desafiador, a adoção de tecnologias avançadas para a extração, organização e análise de dados provenientes de documentos de RH torna-se fundamental. Essas soluções não apenas simplificam processos, mas também oferecem uma visão consolidada da documentação trabalhista de cada funcionário, contribuindo significativamente para a redução de riscos e custos trabalhistas.

Extração de dados dos documentos de RH

Para fazer a gestão dos documentos de RH, é necessário obter as informações que estão dentro dos documentos. As tecnologias de IDP (processamento inteligente de documentos) permitem extrair todos os dados relevantes dos documentos dos funcionários, como contrato de trabalho, folha de pagamento, comprovantes, entre outros. Essas tecnologias utilizam algoritmos avançados de reconhecimento óptico de caracteres (OCR), capazes de reconhecer inclusive informações manuscritas, para reconhecimento de textos, que são utilizados por modelos flexíveis de documentos conhecidos e por algoritmos de processamento de linguagem natural (PLN). Isso possibilita a definição dos dados necessários, a extração destes dados ao processar os documentos e a validação e normalização dos mesmos para que sejam utilizados.

Após realizar este processo, além do documento você terá também todas as informações relevantes sobre ele, como o nome do funcionário, CPF, PIS, valores, datas de referências etc.

Checklist de Validação e Organização do Acervo

Com os documentos e os dados relevantes em mãos, as empresas ganham a capacidade de identificar e tratar não conformidades de forma proativa, através da implantação de checklists automáticos. É possível verificar se todos os documentos obrigatórios estão presentes, se os dados como datas, valores, códigos etc estão preenchidos corretamente e até mesmo fazer validações cruzando mais de um documento, como a folha e o comprovante de pagamento. Isso não apenas reduz os riscos de penalidades, mas também fortalece a reputação da empresa como um empregador comprometido com normas trabalhistas.

A tecnologia não se limita à extração e análise; ela também permite o armazenamento e organização e controle de vigência de todos documentos, gerando um dossiê acessível e seguro de cada funcionário.

Essa abordagem facilita o acesso rápido e eficiente à documentação quando necessário, seja para auditorias internas, processos judiciais ou simples consultas diárias. A acessibilidade imediata reduz o tempo gasto na busca por informações, melhorando a eficiência operacional do setor de RH.

Tipos de Documentos Envolvidos na Gestão de RH

Dentre os documentos cruciais na gestão de RH, destacam-se:

1. Contratos de Trabalho: Essenciais para estabelecer os termos e condições de emprego.
2. Holerites e Folhas de Pagamento: Registros detalhados das remunerações e deduções salariais.
3. Certificados de Treinamento e Capacitação: Comprovantes de atualizações profissionais e habilidades adquiridas.
4. ASOs / Atestados Médicos: Documentação relacionada à saúde do colaborador e justificativas para ausências.
5. Declarações e Documentos de Benefícios: Informações sobre benefícios oferecidos pela empresa.
6. Guias de Recolhimento: Documentos obrigatórios do governo.

Conclusão

A implementação de tecnologias na gestão de documentos de RH proporciona eficiência operacional e é uma estratégia importante para a mitigação de riscos e custos trabalhistas. No cenário brasileiro, onde a conformidade com a legislação é imperativa, investir nessas soluções é essencial para garantir a sustentabilidade e o crescimento das organizações. Ao adotar uma abordagem tecnológica inovadora, as empresas estão preparadas para enfrentar os desafios do ambiente regulatório, assegurando um ambiente de trabalho saudável, transparente e em conformidade com as normas brasileiras.