Automação das rotinas de download, extração de dados e lançamento no ERP das contas de consumo como Energia Elétrica, Telefonia, Água e Gás. Conheça os benefícios desta solução e os detalhes de como funciona.

Principais problemas da gestão de contas de consumo

Atraso nos pagamentos

Downloads manuais, faturas descentralizadas e dificuldade para encontrar. São rotinas manuais como estas que podem gerar atrasos nos pagamentos, além de problemas de relacionamento com fornecedores, multas e até interrupção no fornecimento.

Aumento de custos

Para acompanhar o crescimento do negócio é preciso aumentar os custos com pessoal, uma vez que não se tem escalabilidade e sistemas integrados.

Pagamentos indevidos

Falta de processos automatizados e rotinas manuais de lançamento de faturas podem aumentar o risco de pagamentos duplicados ou indevidos. 

Dificuldade nas análises

Detalhes dos lançamentos em uma fatura de energia elétrica, assim como de telefonia, são complexos e muito diversificados dependendo da Concessionária, o que dificulta a análise correta dos dados.

O que a solução da EARQ pode oferecer?

Redução de custos

Automação superior a 90% das faturas mensais, deixando o trabalho manual apenas para casos de exceção. Com isso, os recursos do departamento podem ser alocados em atividades de maior valor agregado.

Produtividade

Rotinas do download e lançamento no ERP são executadas por robôs que suportam o crescimento do negócio sem precisar aumentar recursos no departamento e com a mesma qualidade e velocidade.

Restituição de ICMS

Dados agrupados por uso do sistema de transmissão (TUSD e TUST) versus consumo de energia, oferecem condições práticas para cálculo de restituição do ICMS cobrado indevidamente nas faturas de energia elétrica.

Eficiência

Reduza erros e ganhe tempo com rotinas automatizadas, especialmente nas etapas mais suscetíveis a erros humanos, como a digitação dos dados da fatura, conferências e entrada no ERP.

Insights

Os detalhes de consumos das faturas são estruturados numa base de dados permitindo análises corretas sobre o que está sendo cobrado, tarifas contratadas e variações de consumos nas unidades.

Modelo de automação

Um modelo de automação foi criado a partir de cenários comuns de gestão de faturas, podendo ser estendido para atender qualquer necessidade de negócio.

Portal

Este módulo oferece um quadro em Kanban para gestão visual das tarefas em andamento, além de dashboards e relatórios. Possui também formulários para tratamento de casos de exceção (human-in-the-loop), controle de tempo de cada etapa e notificações aos envolvidos no processo, internos ou externos.

• Quadro Kanban de tarefas em andamento
• Dashboards e relatórios
• Controle de tempo
• Notificações de eventos

Recebimento

Este módulo oferece robôs buscadores para as principais empresas Concessionárias e Operadoras do Brasil, mas não se limitando a estas, como Enel, Cemig, Neoenergia, Claro, Vivo, Tim, Oi e Algar.

Além dos robôs buscadores, a solução oferece também outras opções de entrada de faturas:

• API REST é a mais utilizada. Clientes e usuários da solução podem conectar seus próprios sistemas para iniciar automaticamente um novo fluxo de pagamento de fatura.
• Área de upload é a opção de início manual de um novo fluxo de pagamento. O usuário seleciona um formulário, preenche informações básicas do processo e anexa o(s) documento(s) a pagar.

Processamento

Este é o principal módulo da solução. É onde acontece o fluxo de reconhecimento e extração dos dados das faturas (energia elétrica, água, gás e telefonia). 

• Reconhecimento. A primeira etapa do workflow reconhece a fatura e classifica quanto aos tipo.
• Extração. Com as faturas classificadas, o workflow segue para a etapa de extração dos dados (campos estruturados e não estruturados), como número da fatura, dados do prestador e tomador, lançamentos de consumos, cobranças, boleto de pagamento, impostos, etc.
• Validação e correção. São rotinas automáticas de validação e autocorreção de dados para garantir que eventuais falhas de leitura dos dados não sejam repassadas para o ERP.

A etapa de Formatação é um diferencial na solução pela capacidade de transformar e calcular dados a partir dos dados originais das faturas

• De/para de dados: Necessidade muito comum na gestão de faturas, “de/para” de dados permite padronizar os lançamentos, especialmente de energia elétrica, como Consumo, Demanda, Acréscimos e outros.
• Cálculos: Com base nos lançamentos, novos campos podem ser calculados em operações matemáticas de soma e média, como Total de Consumo Ponta, Média de Tarifa Fora Ponta, e assim por diante. 

Lançamento

Módulo de lançamento automático dos dados das faturas no ERP, que pode ser realizado usando interfaces padrões ou por robôs programados sob medida para o sistema.

• Interfaces REST. A solução EARQ oferece interfaces padrões para conectividade com qualquer sistema que consiga utilizá-las. 
• Robôs sob medida. Quando as interfaces REST padrões não atendem, robôs sob medida são desenvolvidos para cada ERP.

Tecnologias embarcadas na solução

A solução é completa no sentido de baixar, extrair dados e lançar automaticamente qualquer fatura de consumo. Para isso, é composta por tecnologias e funcionalidades especializadas neste processo. Conheça agora as principais.

Plug-and-play

Para usar você precisa apenas se conectar à API, sem a necessidade de instalações e configurações locais. É um componente adicional ao atual processo de lançamento, que substitui as tarefas manuais por rotinas automatizadas.

IA para documentos

Possui uma vasta e atualizada base de conhecimento de modelos de Inteligência Artificial treinada para reconhecer e extrair dados com precisão e assertividade de qualquer fatura de consumo.

Motores de OCR

Para garantir o melhor índice de reconhecimento óptico de caracteres em documentos imagens ou fotos, a solução seleciona o motor de OCR mais apropriado conforme padrões de imagens, dentre as opções que dispõe na solução.

Multitarefas e elasticidade

Para suportar milhares de documentos simultâneos, a solução opera com multitarefas em arquitetura elástica. O documento será processado em frações de segundos em qualquer situação de carga de trabalho.

Autocorretor de dados

O autocorretor possui um conjunto de regras para validação e autocorreção dos dados extraídos dos documentos, úteis principalmente para documentos com baixa qualidade de imagem.

Perfil de exportação

Este módulo permite criar um perfil de exportação de dados exclusivo para o sistema do Cliente. Oferece recursos de formatação, composição, correlação “de/para” e transformação de dados originais para dados prontos para o sistema de destino.

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