A EARQ oferece uma solução para automatizar o processo de pagamento de fornecedores desde a abertura da solicitação até o lançamento da conta a pagar no ERP. Conheça os benefícios desta solução e os detalhes de como funciona.

Principais problemas nas rotinas do contas a pagar

Atraso nos pagamentos

A carga de trabalhos manuais e o crescimento do negócio podem gerar atrasos nos pagamentos. Além de problemas de relacionamento com os fornecedores, podem incidir juros, multas e até interrupção no fornecimento.

Aumento de custos

Para acompanhar o crescimento do negócio é preciso aumentar os custos operacionais com pessoal, uma vez que não se tem escala, processos automatizados e sistemas integrados.

Pagamentos indevidos

A fata de processos automatizados, rotinas manuais de lançamento de notas e controles podem aumentar o risco de pagamentos duplicados, com valores incorretos e divergências nas retenções dos impostos. 

O que a solução da EARQ pode oferecer?

Redução de custos

Automação superior a 90% das contas a pagar, deixando o trabalho manual apenas para casos de exceção à regra. Com isso, os recursos do departamento podem ser alocados em atividades de maior valor agregado.

Produtividade

Escala e lançamento da conta a pagar em minutos, suportando o crescimento do negócio sem precisar aumentar recursos no departamento e com a mesma qualidade e velocidade.

Eficiência

Reduza erros e ganhe tempo de pagamento com rotinas automatizadas, especialmente nas etapas mais suscetíveis a erros humanos, como a digitação dos dados da nota e verificações dos tributos.

Plug-and-play

Solução modelo pronta para uso que pode ser conectada a qualquer processo financeiro, sem necessidade de nenhuma aquisição adicional ou instalação, com suporte para customizações de regras e integrações com sistemas.

Modelo de automação

Um modelo de automação foi criado a partir de cenários comuns de contas a pagar, podendo ser estendido para atender qualquer necessidade de negócio.

Monitoramento

Este módulo oferece um quadro em Kanban para gestão visual das tarefas em andamento, além de dashboards e relatórios. Possui também formulários para tratamento de casos de exceção (human-in-the-loop), controle de tempo de cada etapa e notificações aos envolvidos no processo, internos ou externos.

• Quadro Kanban de tarefas em andamento
• Dashboards e relatórios
• Controle de tempo
• Notificações de eventos

Recebimento

Este módulo é responsável por receber as notas fiscais e iniciar um novo fluxo de pagamento. Oferece 3 opções para isto:

• API REST é a mais utilizada. Clientes e usuários da solução podem conectar seus próprios sistemas para iniciar automaticamente um novo fluxo de pagamento de nota fiscal ou qualquer outra conta.
• Robôs buscadores podem monitorar portais e sistemas recebedores de notas fiscais para iniciar automaticamente novos fluxos de pagamentos.
• Portal para upload é a opção de início manual de um novo fluxo de pagamento. O usuário seleciona um formulário, preenche informações básicas do processo e anexa o(s) documento(s) a pagar.

Processamento

Este é o principal módulo da solução. É onde acontece o fluxo de reconhecimento e extração dos dados dos documentos (NFS-e, recibos, boletos, faturas e outros). 

• Reconhecimento. A primeira etapa do workflow reconhece o processo de pagamento e classifica os documentos quanto aos tipos: Nota Fiscal (serviço ou mercadoria), Fatura, Boleto, Recibo e muitos outros.
• Extração. Com os documentos classificados, o workflow segue para a etapa de extração dos dados (campos estruturados e não estruturados), como número da nota, dados do prestador e tomador, descrição do serviço, impostos, etc.
• Validação e correção. São rotinas automáticas de validação e autocorreção de dados para garantir que eventuais falhas de leitura dos dados não sejam repassadas para o ERP.
• Formatação. A última etapa do processamento permite formatar ou transformar os dados originais do documento em dados prontos para o ERP.

Lançamento

Módulo de lançamento automático dos dados da nota fiscal no ERP, que pode ser realizado usando interfaces padrões ou por robôs programados sob medida para o sistema.

• Interfaces REST. A solução EARQ oferece interfaces padrões para conectividade com qualquer sistema que consiga utilizá-las. 
• Robôs sob medida. Quando as interfaces REST padrões não atendem, robôs sob medida são desenvolvidos para cada ERP.

Tecnologias embarcadas na solução

A solução de automação do processo de pagamento de fornecedores é completa no sentido de lançar automaticamente qualquer conta a pagar. Para isso, é composta por tecnologias e funcionalidades especializadas neste processo. Conheça agora as principais.

Plug-and-play

Para usar você precisa apenas se conectar à API, sem a necessidade de instalações e configurações locais. É um componente adicional ao atual processo de lançamento, que substitui as tarefas manuais por rotinas automatizadas.

IA para documentos

Possui uma vasta e atualizada base de conhecimento de modelos de Inteligência Artificial treinada para reconhecer e extrair dados com precisão e assertividade de qualquer tipo de documento de pagamento.

Motores de OCR

Para garantir o melhor índice de reconhecimento óptico de caracteres em documentos imagens ou fotos, a solução seleciona o motor de OCR mais apropriado conforme padrões de imagens, dentre as opções que dispõe na solução.

Multitarefas e elasticidade

Para suportar milhares de documentos simultâneos, a solução opera com multitarefas em arquitetura elástica. O documento será processado em frações de segundos em qualquer situação de carga de trabalho.

Autocorretor de dados

O autocorretor possui um conjunto de regras para validação e autocorreção dos dados extraídos dos documentos, úteis principalmente para documentos com baixa qualidade de imagem.

Perfil de exportação

Este módulo permite criar um perfil de exportação de dados exclusivo para o sistema do Cliente. Oferece recursos de formatação, composição, correlação “de/para” e transformação de dados originais para dados prontos para o sistema de destino.

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