Gestão Eletrônica de Documentos

O sistema de Gestão Eletrônica de Documentos da EARQ é uma ferramenta online que permite armazenar, editar e colaborar documentos de forma prática e segura.

Com interface 100% Web, moderna e intuitiva, a ferramenta é disponibilizada na nuvem ou instalada internamente na estrutura da empresa, como preferir.

Organize, controle e inclua documentos aonde estiver, com a extensão para aplicativos móveis. Crie regras específicas e tenha uma política de controle de acesso aos seus documentos.

Clique abaixo e saiba agora como otimizar a gestão de seus arquivos eletrônicos com a EARQ!

Solicite um orçamento

Redução de custos

Libere espaço físico e reduza mão de obra, otimizando custos e recursos.

Controle de acesso

Determine o permissionamento para grupos e usuários específicos.

Backups periódicos

Evite perdas e extravios. Tenha seu conteúdo armazenado de forma segura.

Controle de tarefas

Atribua e controle tarefas. Anexe documentos à fluxos de atividades.

Mais produtividade

Reduza tempo de pesquisa e de impressão com atividades online.

Pesquisas rápidas

Conceito de pesquisa 360º, com buscas em metadados e conteúdo dos documentos.

Conheça as principais características e funcionalidades do GED EARQ

Principais Funções

Visualize documentos e miniaturas, com opção de zoom in e zoom out, compartilhe entre usuários e faça download/upload facilmente, arrastando um ou vários documentos de uma só vez.

Versionamento

Revise e versione documentos. O sistema salva a versão anterior e cria um histórico de versões para controle e auditoria.

Layout Intuitivo

Com um visual moderno e amigável, navegue facilmente entre pastas e repositórios, editando, incluindo e compartilhando documentos.

Conceito de Pastas

Sob um conceito de hierarquia de pastas e subpastas, organize seus arquivos em camadas, separando por empresas, departamento, projeto, ou outro critério que facilite sua rotina.

Pesquisa 360º

Com buscas rápidas e intuitivas no estilo “google”, pesquise por expressões no título ou conteúdo do documento, ordene ou filtre por metadados, e ainda faça pesquisas avançadas. São várias formas de encontrar seu documento!

Permissionamento

O acesso ao sistema é feito por usuários cadastrados com login e senha exclusivos. Determine o nível de permissão a usuários ou grupos de usuários em repositórios, pastas ou documentos específicos, de acordo com a função do usuário.

Auditoria

A ferramenta “rastreia” todas as ações de usuários, desde visualização, versionamento, até exclusão de um documento, permitindo maior controle de atividades e facilitando fiscalizações e auditorias.

Instalação

Fazemos a instalação, configuração e treinamento da ferramenta nas dependências do cliente, seguindo as regras de negócios e necessidades das áreas envolvidas.

Suporte e Gestão

A EARQ será responsável por toda a rotina de gestão e cadastro de usuários e grupos, criação de regras, atendimento a dúvidas e solução de problemas, treinamento de usuários, manutenção e sustentação da plataforma.

Backups

São feitos backups periódicos da plataforma para recuperação em caso de perda de dados e solução de contingências.

Workflow documental

É uma funcionalidade de fluxo de tarefas dentro do GED, que permite solicitar aprovação e revisão de um ou mais documentos, notificando um usuário ou grupos de usuários. As tarefas são registradas no documento para efeito de auditoria.

Integrações

A plataforma está preparada para realizar integrações sistêmicas com ERP’s de mercado e API’s. Para saber mais sobre as diretrizes específicas para sua aplicação, entre em contato conosco aqui.

Dispositivos Móveis

O GED EARQ possui app gratuito para download em smartphones Android e iPhone, com as principais funcionalidades e recursos do sistema web. Faça downloads, uploads e compartilhe seus documentos de onde estiver!

Soluções multi empresas e multi departamentos.

Atuação

O GED EARQ se encaixa para grupos empresariais, setorizando cada empresa em um repositório dedicado, bem como separando por departamentos e áreas afins. Cada área/empresa/departamento tem sua própria estrutura e aplicação de regras de negócio, com permissionamento e disposição de pastas separados dos demais. Este conceito possibilita a implantação de um único sistema para atender às diferentes demandas dentro de uma organização, como mostramos nos tópicos a seguir.

Do repositório de documentos operacionais ao checklist de prontuários de funcionários, o GED EARQ vem com relatórios que apontam documentos faltantes de cada prontuário, controla vencimentos de documentos, dentre outras funcionalidades. Para saber mais sobre esta solução, Clique aqui.

Armazene contratos, processos e demais documentos, controle vencimentos e status de andamento dos processos, colabore documentos dentre e fora do escritório, dentre outras funcionalidades.

Tenha uma ferramenta colaborativa para todas as áreas, organizando o repositório por assunto, empresas, clientes ou outro critério que atenda à sua demanda. Cada departamento poderá limitar o acesso de seu acervo para compartilhamento com outros usuários, dando permissão apenas de leitura por exemplo.

Ferramenta pronta para atender às necessidades de um repositório de projetos, com conceito de revisão, empréstimo, versionamento, categorização de documentos, comentários e carimbos em documentos de projetos, entre outras funcionalidades. O sistema suporta diversas extensões de arquivos, como DWG por exemplo, e explora as necessidades de edição e visualização de documentos extensos, bem como possibilidade de integração com softwares específicos do setor. Para saber mais clique aqui.

Precisa transformar o arquivo físico em acervo digital? Oferecemos também serviços de Digitalização de Documentos e Gestão Documental que lhe auxiliará na organização e tomadas de decisão sobre seus arquivos.

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