Digitalização de Documentos

Encontre documentos através de pesquisas ágeis e assertivas, concentrando seu esforço em resultados. Quer saber como?

A transformação do papel para o digital (ou eletrônico) tem se tornado uma necessidade cada vez mais latente nas organizações, da microempresa às multinacionais. Trabalhar com documentos digitais ou digitalizados representa um ganho significativo de tempo, recursos humanos e produtividade na sua operação e na sua empresa como um todo. Você não mais será refém daquele documento perdido, ou até mesmo correr riscos com o que a ação do tempo pode fazer com seu acervo.

Com um processo enxuto e eficiente, a EARQ digitaliza e entrega em versão eletrônica documentos 100% revisados e com a tecnologia OCR (Optical Character Recognition), que permite a busca textual no seu documento.

Solicite um orçamento e transforme você também a forma como sua empresa trabalha com documentos!

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Redução de custos

Reduza custos com tempo de pesquisas e mão de obra.

Acesso fácil

Consulta online e instantânea de seus documentos.

Segurança

Evite perdas, extravios e acessos não autorizados.

Qualidade

Documentos 100% revisados e com controle de qualidade.

Tecnologia

Consultas no conteúdo do documento através de OCR.

 

Por que digitalizar com a EARQ?

Características e Diferenciais

Com uma abordagem consultiva, buscaremos sempre atendê-lo com serviços e soluções que se adequem à sua estrutura e necessidades, garantindo excelência na entrega e satisfação nos resultados. E foi pensando nisso que implantamos o serviço de digitalização IN-HOUSE, para atender aqueles que, por questões de sigilo ou política interna não podem ter seus documentos retirados da empresa. Além disso, nosso processo foi pensado para atender em alto nível de satisfação as expectativas de nossos clientes, com tecnologias de ponta e metodologias que garantem a qualidade no serviço prestado.

Local de Execução

Oferecemos o serviço IN-HOUSE, levando nosso know-how até você, ou recolhemos seu acervo para realizar o serviço em nosso escritório, com toda estrutura e segurança necessária. É você quem escolhe!

Transporte dos documentos

Atendemos em todo o território nacional, e oferecemos frete incluso, dependendo da sua localização e volume de documentos.

Coleta Periódica

Coletas programadas (mensais, anuais...) para sua comodidade e segurança. Retiramos os documentos de forma fracionada, para não comprometer atividades importantes dentro da empresa.

Equipamentos e Softwares

Trabalhamos com equipamentos de alta performance e softwares robustos para captura e tratamento de imagem, e assim garantir a qualidade dos documentos digitalizados.

OCR

Do inglês, Optical Character Recognition (Reconhecimento Ótico de Caracteres), é uma tecnologia que permite a pesquisa pelo texto do documento, inclusive o “copiar e colar” de conteúdos, além de muitos outros benefícios. Clique aqui para conhecer mais sobre esta tecnologia.

Revisão

Os documentos digitalizados serão 100% revisados. Não trabalhamos por amostragem! Nesta etapa serão corrigidas possíveis imperfeições na etapa de captura ou mesmo na indexação. Nos preocupamos com a qualidade do que iremos lhe entregar!

Metodologia

Conduzimos a digitalização como um projeto, seguindo processos e utilizando práticas de gestão do PMBOK, onde todas as etapas são controladas e auditadas para garantir excelência na entrega para nossos clientes.

Preparação

O documento passa por um processo de retirada de clipes, grampos e outras sujidades que possam comprometer a realização da digitalização.

Digitalização

Com Scanners modernos e de alta performance, os documentos passam pelo processo de digitalização, sempre com cuidado e zelo à estrutura e ordem dos documentos.

Indexação

Os documentos, após digitalizados, serão indexados com campos que facilitem a identificação. Os índices compõem o nome do arquivo gerado e podem ser exportados para banco de dados, se necessário.

Onde se aplica?

Atuação

O Bureau da EARQ está preparado para operar com múltiplos tipos de documentos, em seus mais variados tamanhos, espessuras e assuntos. Do cartão de visitas às plantas (A0), trabalharemos para entregar o melhor resultado em legibilidade e resolução, seja em preto e branco, tons de cinza ou em gama de cores. Veja abaixo algumas atuações específicas.

Fazemos a digitalização de prontuários, indexando-os por critérios que facilitem suas buscas, seja por matrícula, nome, CPF, ou outro critério que atenda a rotina do cliente.

Digitalize seus contratos, processos e artefatos de forma organizada e padronizada. Tem dificuldade em encontrar documentos urgentes? Com a EARQ, tenha em mãos de forma rápida e eficaz os documentos que precisar.

Documentos diversos? Com regras inteligentes, programamos o equipamento para separar seus documentos por área, por assunto, por caixa, entre outros critérios. Tenha documentos financeiros, contábeis, administrativos e muito mais à um clique!

Seja contratos, laudos, plantas, ou outros documentos de projetos, temos equipamentos específicos para atender cada tipo de documento. Plantas com ótima resolução de imagem, e com OCR!

Suas memórias, registros, atas e conteúdos importantes podem ser eternizados! Com equipamentos modernos e software de correção de imagens (corte, resolução, estabilização), digitalizamos seu material sem comprometer a estrutura física.

Tem dúvidas sobre como implantar a digitalização na sua empresa? Oferecemos também serviços de Gestão Documental que lhe auxiliará na organização e tomadas de decisão sobre seus arquivos. Saiba mais aqui.

Quer saber mais sobre Digitalização de Documentos? Entre em contato conosco.

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